نامه‌نگاری یکی از اجزای حیاتیِ زندگی شغلی است و خوب نوشتن آن می‌تواند بازدهی افراد حقوقی و حقیقی را به مراتب افزایش داده و موجب شفافیتِ هویت سازمان شود.

برای نگارش یک نامه‌ی اداری یا رسمی لازم نیست به خودمان سخت بگیریم، ما این‌جاییم تا قدم‌به‌قدم اصول نگارش یک نامه حرفه‌ای و تمیز را فرا بگیریم. نکات و آموزه‌هایی که در ادامه می‌آیند، می‌تواند برای افرادی که مایلند مهارت‌شان را در نامه‌نگاری افزایش دهند یک منبع خوب به شمار بیآید.

ما قصد داریم ابتدا تعدادی مفاهیم را بررسی کرده و مستقیماً سراغِ آموزش نامه‌نگاری برویم.

 

نامه چیست؟

نامه دو تعریف مجزا دارد، حدود 15 سالِ پیش، نامه به معنای؛ یک قالب متنی بود که بنا‌به یک مناسبت، از طرف فردی «چه حقیقی و چه حقوقی» برای فرد دیگری فرستاده می‌شد. اما این تعریف طیِ سال‌ها دچار تغییرات زیادی شده است. در حال حاظر نامه عبارت است از؛ یک قالب ساختاربندی شده‌ی چاپی یا الکترونیکی که شامل محتوای متن، تصویر یا پیوست‌های لازمه می‌شود.

 

انواع نامه

یک نامه ابتدا به دو دسته‌ی چاپی و الکترونیکی تقسیم می‌شود. این دسته ساختارشان را مشخص می‌کند. نامه‌های چاپی امروزه دیگر منسوخ شده جای خود را به نامه‌های الکترونیکی یا همان «ایمیل» داده‌اند. حتی دادگاها، دانشگاها و شرکت‌های دانش‌بنیان امروزه فقط از ایمیل استفاده می‌کنند و نامه‌ی چاپی فقط حدود 5 درصد نامه‌ها را تشکیل می‌دهد که آن‌ها نیز انتظار می‌رود طی 5 سال آینده به‌کل از بین بروند.

پس از ساختار، به دسته‌بندی می‌رسیم که به دسته‌هایی مثل: بازرگانی، خصوصی و اداری تقسیم می‌شوند. بارزترین نوعِ نامه؛ «اداری» است که هر روزه بین ادارات خصوصی یا دولتی، و همچنین اشخاص مختلف تبادل می‌شود.

 

قالب نامه

طبق ساختار بندی‌ای که در بخش قبل داشتیم، در تصویر زیر اجزای نامه‌های مختلف قابل مشاهده هستند. سمت راست نامه چاپی و سمت چپ ایمیل.

قسمت سبز رنگ نشان‌دهنده سربرگ است و بخش آبی نشان‌دهنده بدنه آن.

همان‌طور که مشاهده نمودید، ساختار نامه‌های ایمیلی تقریباً مشابه نامه‌های چاپی است و هر دوی‌ِشان شامل تعدای جز می‌شوند که در ادامه راجع‌به آن‌ها سخن می‌گوییم.

 

سربرگ

سربرگ مکانی است که اطلاعات گیرنده یا فرستنده به همراه لوگو و تاریخ در آن درج می‌گردد.

این موارد می‌بایست توسط نویسنده‌ی نامه در قالب درج گردد. اما در ایمیل، فرستنده و گیرنده، تاریخ و موارد دیگر توسط برنامه مدیریت ایمیل به‌صورت اتوماتیک درج گردیده و در تصویر نمایه، لوگو یا تصویر اشخاص قابل مشاهده می‌باشد.

 

موضوع و بدنه

موضوع همان عنوانی است که بابت آن متن نامه نوشته می‌شود. برای مثال: موضوع استخدام، موضوع شکایت و...

بدنه نیز به همان متن نامه گفته می‌شود که شامل شرح ماجرا است.

 

شروع به نامه‌نگاری

حال که اطلاعات کافی در رابطه با نامه‌نگاری به‌دست آوردیم، وقتش رسیده تا نحوه نوشتن آن را نیز فرا بگیریم. فرقی نمی‌کند ما از چه ساختاری برای نوشتن نامه استفاده کنیم چون محتوا و اصول نامه‌نگاری مفاهیم ثابت و یکسانی هستند که می‌بایست برای همه نوعِ نامه‌ها لحاظ شوند. بنابراین ما، هم از ساختار نامه الکترونیک استفاده می‌کنیم تا آموزش بروز و بهتری داشته باشیم و هم از ساختار چاپی تا با آن نیز آشنا شویم.

 

قدم اول: موضوع و چهارچوب

همان‌طور که می‌دانیم: نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل به‌صورت اتوماتیک برای ما سربرگ را می‌سازند پس در نامه‌نگاری الکترونیک نیازی به درج اطلاعاتی مثل؛ زمان، گیرنده، فرستنده و... را نداریم، اما برای نامه‌‌های چاپی در ادامه‌ نحوه‌ی اجرای آن‌ را آموزش خواهیم داد. فعلا برویم سراغ موضوع.

موضوعِ نامه چیزی‌ست که در مورد آن می‌نویسید، برای مثال؛ افزایش حقوق کارمندان، فراخوان، استخدامی و...

در نوشتن موضوع سعی کنید خلاصه‌سازی کرده و دلیل یا کلیدواژه‌ی نامه را بنویسید. مثلاً اگر می‌خواهید ایده‌ی ساخت محصول جدید خود را به یکی از کارمندان‌تان ابلاغ کنید، در موضوع فقط بنویسید؛ پروژه جدید. یا محصول جدید. توضیحات بیشتر و اطلاعات اضافه را در متن پیام بگنجانید.

 

چهارچوب نامه

قبل از این‌که شروع به نوشتن نامه کنید، بهتر است ابتدا چند سوال را در ذهن خود مرور کنید.

از خود بپرسید: هدف این نامه چیست؟ برای چه اشخاصی است؟ آیا مخاطبان از موضوع اطلاع دارند؟

این سوالات باعث می‌شود شما سبک نگارش و لحن خود را به نحوی جور کنید که نتیجتاً نامه شما تاثیر خود را به‌درستی بر روی مخاطب بگذارد!

پس از این‌که به همه این سوالات جواب دادید، کافی‌ست فقط در ذهن خود یک تصویر کلی از نامه بسازید که شامل انتظارات و نتایج شما می‌شود. این باعث می‌شود در قدم‌های بعدی، نوشتن برای‌تان راحت‌تر شود. برای مثال شخصی که برای ترفیع حقوق به مدیر خود می‌خواهد نامه‌ای ارسال کند، چنین تصویری می‌سازد که: "انتظار دارم از مدیریت حقوقم رو افزایش بدن در نتیجه اگه حقوقم افزایش داده نشد استعفا بدم" حال موضوع مد نظر شما هرچه که بود فقط یک انتظارات و یک نتایج در ذهن خود بسازید.

 

قدم دوم: نوشتن

بدنه یک نامه اداری، شامل: مقدمه، شرح، اقدام و نتیجه می‌شود که در ادامه اصول نگارش هر یک را شرح می‌دهیم.

 

مقدمه

ابتدای متن نامه را تشکیل می‌دهد و نشان دهنده دلیل شما برای نوشتن نامه است.

مثال: سلام و درود، برای شرکت در فراخوان نویسندگی «دوره‌ی دوم» اثرم را....

مثال: نویسنده عزیز؛ مهرداد... سلام و درود، از شرکت شما در این فراخوان سپاس‌گذاریم....